Doanh nghiệp thay đổi tên phải làm thủ tục gì với đối tác đã ký hợp đồng với mình trước đó?

1. Nghĩa vụ thông báo với đối tác

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

“Điều 8. Nghĩa vụ của doanh nghiệp

2. Thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, công khai thông tin về thành lập và hoạt động của doanh nghiệp, báo cáo và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này”.

Căn cứ vào quy định trên thì Doanh nghiệp khi thay đổi tên doanh nghiệp (một nội dung đăng ký doanh nghiệp) thì sự thay đổi này phải được thông báo công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn mà pháp luật quy định mà không quy định nghĩa vụ thông báo trực tiếp đối với bên đối tác đã ký hợp đồng với doanh nghiệp trước khi đổi tên. 

Rõ ràng, việc thay đổi tên doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thuận lợi trong hoạt động công ty và để các bên làm ăn lâu dài và ổn định thì việc thông báo cho các bên là cần thiết. 

2. Thay đổi con dấu của công ty 

Việc thay đổi tên của doanh nghiệp là một trong những trường hợp doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp.

Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 hiện hành đã bỏ quy định liên quan đến việc thông báo mẫu con dấu đối với cơ quan đăng ký kinh doanh mà trao quyền quản lý cho doanh nghiệp tự mình quản con dấu của công ty, cụ thể Điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”.

Mặc dù hiện nay doanh nghiệp được tự quản lý về mẫu dấu và không cần thông báo với cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để đồng nhất về mặt hồ sơ, tài liệu và tạo niềm tin cho các đối tác, khách hàng, doanh nghiệp cần thay đổi mẫu dấu theo tên doanh nghiệp mới.

3. Thay đổi thông tin với ngân hàng và cơ quan bảo hiểm xã hội 

3.1 Đối với ngân hàng

Kể từ ngày 01/05/2021 khi Nghị định số 01/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành thì thông tin về tài khoản ngân hàng không còn là thông tin đăng ký thuế nữa. Vì vậy, sau khi thành lập, doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng không cần phải thông báo với bất kỳ cơ quan nào.

Tuy nhiên, tài khoản ngân hàng là thông tin quan trọng của mỗi doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động giao dịch. Vì vậy, để thông tin của doanh nghiệp được đồng nhất, sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp phải thay đổi thông tin về ngân hàng.

3.2 Đối với cơ quan bảo hiểm xã hội

Khi có bất cứ thay đổi nào, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội.

Khi đó, theo Điều 23 Quyết định số 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp có trách nhiệm phải lập Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS) kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới nộp tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đã tham gia, cụ thể như sau:

“Điều 23. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

Thành phần hồ sơ

1.1. Người lao động

a) Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

b) Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng tại Tiết a, c và d Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

– Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

1.2. Đơn vị:

a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).

c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Số lượng hồ sơ: 01 bộ”.

Doanh nghiệp có thể thực hiện việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc có thể nộp hồ sơ quan dịch vụ I-VAN để thực hiện các thủ tục thay đổi này.

4. Thay đổi các thông tin liên quan đến tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp

4.1 Nhãn hiệu 

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì khi thay đổi tên, công ty đó sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mang tên mới. Tên cũ của công ty sau khi đã được sửa đổi có thể được một trong số các công ty khác đăng ký sử dụng.

Việc tên cũ được công ty khác sử dụng có thể gây nhầm lẫn về chủ sở hữu của nhãn hiệu. Mặt khác, các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nhãn hiệu của công ty cũng không được thống nhất.

Khoản 1 Điều 97 Luật Sở hữu trí tuệ năm  2005 quy định về sửa đổi văn bằng bảo hộ nhãn hiệu như sau:

“Điều 97. Sửa đổi văn bằng bảo hộ

Chủ văn bằng bảo hộ có quyền yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp sửa đổi những thông tin sau đây trên văn bằng bảo hộ với điều kiện phải nộp phí, lệ phí:

a) Thay đổi, sửa chữa thiếu sót liên quan đến tên và địa chỉ của tác giả, chủ văn bằng bảo hộ;

b) Sửa đổi bản mô tả tính chất, chất lượng đặc thù, khu vực địa lý mang chỉ dẫn địa lý; sửa đổi quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận.

Theo yêu cầu của chủ văn bằng bảo hộ, cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp có trách nhiệm sửa chữa những thiếu sót trong văn bằng bảo hộ do lỗi của cơ quan đó. Trong trường hợp này, chủ văn bằng bảo hộ không phải nộp phí, lệ phí.

Chủ văn bằng bảo hộ có quyền yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp thu hẹp phạm vi quyền sở hữu công nghiệp; trong trường hợp này, đơn đăng ký sở hữu công nghiệp tương ứng phải được thẩm định lại về nội dung và người yêu cầu phải nộp phí thẩm định nội dung”.

Như vậy, khi đổi tên công ty, thì công ty cần phải làm thủ tục sửa văn bằng bảo hộ nhãn hiệu.

4.2 Giấy tờ liên quan đến đất đai và tài sản gắn liền với đất

Doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất khi đổi tên, căn cứ vào điểm g khoản 1 Điều 17 Thông tư 23/2014/TT-BTNMT được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 14 Điều 6 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT, cụ thể:

“Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất được phép đổi tên; xác nhận thay đổi thông tin về pháp nhân, số Giấy chứng minh nhân dân, số thẻ Căn cước công dân, địa chỉ trên Giấy chứng nhận đã cấp theo nhu cầu của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất; xác nhận thay đổi thông tin về pháp nhân, số Giấy chứng minh nhân dân, số thẻ Căn cước công dân, địa chỉ trên Giấy chứng nhận đã cấp đồng thời với thủ tục đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất”

Trình tự, thủ tục như sau

– Bước 1: Bạn nộp 1 bộ hồ sơ đăng ký biến động đất đai bao gồm những giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 09/ĐK;
• Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp;
• Văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép hoặc công nhận việc thay đổi thông tin pháp nhân đối với trường hợp thay đổi thông tin về pháp nhân của tổ chức đã ghi trên Giấy chứng nhận;

Nơi nộp hồ sơ: Văn phòng đăng ký đất đai, nếu không có Văn phòng đăng ký đất đai thì nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện. Ngoài ra, có thể nộp tại UBND cấp xã nếu có nhu cầu (theo khoản 2 Điều 60 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP).

– Bước 2:  Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, nếu phù hợp quy định của pháp luật thì Trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp có thay đổi về diện tích thửa đất ;Xác nhận thay đổi vào Giấy chứng nhận đã cấp hoặc lập hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với trường hợp phải cấp lại Giấy chứng nhận theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường; Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; trao Giấy chứng nhận cho người được cấp hoặc gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đổi với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã.

Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký biến động: Không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn thì thời gian thực hiện là 30 ngày. (Theo Điều 61 Nghị định 43/2014/NĐ-CP).

Trên đây là những vấn đề về Doanh nghiệp thay đổi tên phải làm thủ tục gì với đối tác đã ký hợp đồng với mình trước đó. Chúng tôi rất sẵn lòng lắng nghe và giải quyết mọi khó khăn của quý khách liên quan đến Pháp luật về Doanh nghiệp.

Gọi ngay tới số Hotline: 0962.264.737 hoặc tới địa chỉ Công ty tại 176 Đường Láng – Thịnh Quang – Đống Đa – Hà Nội để nhận được sự hỗ trợ.

DN0243