Thay đổi địa chỉ công ty có phải thay đổi mẫu dấu không ?

1. Cơ sở pháp lý:

Luật doanh nghiệp năm 2020 số 59/2020/QH14

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ  Nghị định về quản lý và sử dụng con dấu

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

Nghị định 167/2013/NĐ-CP QUY ĐỊNH XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC AN NINH,TRẬT TỰ, AN TOÀN XÃ HỘI; PHÒNG, CHỐNG TỆ NẠN XÃ HỘI; PHÒNG CHÁY VÀ CHỮA CHÁY; PHÒNG, CHỐNG BẠO LỰC GIA ĐÌNH

2. Nội dung phân tích:

Điều 44  Luật doanh nghiệp năm 2020 số 59/2020/QH14 có quy định về con dấu như sau:

1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
2. a) Tên doanh nghiệp;
3. b) Mã số doanh nghiệp.
4. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
5. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
6. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
7. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Như vậy, theo điều trên thì tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp là bắt buộc phải có trong nội dung con dấu. Địa chỉ kinh doanh không bắt buộc phải có trong nội dung của con dấu.

Theo khoản 7 Điều 6 Nghị định 58/2001/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi nghị định 31/2009/NĐ-CP) quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu: “Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức thay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ”.

Nói chung, khi thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh mà không ảnh hưởng đến mẫu con dấu thì sẽ không phải thay đổi mẫu dấu, và khi thay đổi mà làm khác thông tin khắc trên dấu thì sẽ phải tiến hành thay đổi mẫu dấu.

Tuy nhiên, do bạn không cung cấp mẫu dấu của công ty bạn nên không biết trên con dấu của công ty bạn có thể hiện địa chỉ hay không? Nếu như có thể hiện địa chỉ thì khi có sự thay đổi về địa chỉ thì bạn phải thay đổi con dấu.

Khoản 1 Điều 12. Nghị định 167/2013/NĐ-CP quy định về Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu:

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
2. a) Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
3. b) Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Nếu công ty bạn thuộc trường hợp phải thay đổi đăng ký mẫu dấu mà không đi đăng ký lại thì có thể sẽ bị xử phạt hành chính từ 500.000 đến 1000.000 đồng.

3. Con dấu của công ty là gì?

Trước tiên con dấu được hiểu là một hình thức kí hiệu đặc biệt, dùng để phân biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác hay cá nhân này với cá nhân khác một cách đơn giản, rõ ràng và đặc biệt là có độ chính xác cao.

Nó xuất hiện từ khá lâu đời và có thể được hiểu là một vật thể hiện hay đại diện cho quyền lực của nhà vua hay những chức vụ cao cấp nhất, chính vì thế nên đó là lí do cho việc con dấu luôn luôn được giữ gìn, coi trọng và bảo vệ cẩn thận.

Con dấu của mỗi công ty, doanh nghiệp chính là vật đại diện cho những công ty, doanh nghiệp đó, phân biệt giữa các công ty với nhau và thể hiện sự uy tín, giá trị và điểm khác biệt giữa mỗi công ty với nhau. Nhờ đó mà khách hàng có thể phân biệt và lựa chọn được công ty phù hợp và tốt nhất dành cho mình.

4. Thủ tục thay đổi con dấu được tiến hành như thế nào?

Căn cứ vào Điều 44 Luật Doanh Nghiệp và Điều 34 NĐ 78/2015/NĐ-CP về Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu thì trình tự thủ tục chung khi thông báo thay đổi con dấu của doanh nghiệp được thực hiện như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu mới tại cơ sở có chức năng khắc dấu;

Bước 2: Sau khi đã nhận được con dấu mới, doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký sử dụng con dấu với phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm:

+ Phụ lục II-9, Thông tư 02/2020/TT-BKHĐT;

+ Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ;

+ Giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ

Bước 3: Nhận giấy chứng nhận mẫu dấu mới tại nơi làm thủ tục đăng ký.

5. Các lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu của doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu trước ngày 01/07/2015 có nhu cầu sửa đổi con dấu:

Sau khi thông báo mẫu dấu mới, doanh nghiệp phải tiến hành nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ cho cơ quan công an nơi trước đây đã đăng ký mẫu dấu và nhận giấy Biên nhận đã trả lại con dấu từ cơ quan công an, hồ sơ trả mẫu dấu bao gồm: Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; bản gốc giấy chứng nhận mẫu dấu; công văn đề nghị trả con dấu; giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp); chứng minh nhân dân của người nộp hồ sơ; con dấu cũ.

Đối với doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu trước ngày 01/07/2015 bị mất con dấu và mất giấy chứng nhận đăng ký con dấu thì doanh nghiệp thông báo mẫu dấu theo thủ tục thông thường, nhưng đồng thời phải thông báo đến cơ quan công an nơi đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu về việc mất con dấu, mất giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Đối với doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu sau ngày 01/07/2015 có nhu cầu sửa đổi con dấu thì sau khi con dấu mới được đăng ký, doanh nghiệp tự hủy con dấu cũ hoặc giữ nhưng không sử dụng để đóng vào các hồ sơ sau ngày con dấu mới hoàn tất đăng ký và có hiệu lực.

6. Các trường hợp phải thay đổi con dấu công ty

• Thay đổi tên công ty
• Thay đổi loại hình doanh nghiệp
• Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp
• Thay đổi hình thức, nội dung, số lượng con dấu theo điểm b khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP
• Mất con dấu hoặc con dấu mờ, bị hỏng, mòn méo không thể tiếp tục sử dụng.

Như vậy, khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở, doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi con dấu doanh nghiệp nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở không ảnh hưởng đến mẫu con dấu . Tuy nhiên, trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở thì khi thay đổi địa chỉ này cũng cần phải thay đổi con dấu.

Lưu ý: Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Không đăng ký lại mẫu dấu bị xử lý như thế nào?

Khoản 1 Điều 12. Nghị định 167/2013/NĐ-CP quy định về Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

• Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
• Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Như vậy, nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp phải thay đổi đăng ký mẫu dấu mà không đi đăng ký lại thì có thể sẽ bị xử phạt hành chính từ 500.000 đến 1000.000 đồng.

Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu

Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015

Sau khi thông báo mẫu dấu mới, doanh nghiệp phải tiến hành nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ cho cơ quan công an nơi trước đây đã đăng ký mẫu dấu và nhận giấy Biên nhận đã trả lại con dấu từ cơ quan công an, hồ sơ trả mẫu dấu bao gồm:

• Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Bản gốc Giấy chứng nhận mẫu dấu
• Công văn đề nghị trả con dấu
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp)
• Chứng minh nhân dân của người nộp hồ sơ
• Con dấu cũ

Đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 bị mất con dấu và mất giấy chứng nhận đăng ký con dấu

Thông báo mẫu dấu theo thủ tục thông thường, nhưng đồng thời phải thông báo đến cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu về việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Đối với doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015

Có thể giữ hoặc tiêu hủy con dấu cũ sau khi đã có con dấu mới.

Mẫu thông báo thay đổi mẫu dấu được sử dụng cho nội bộ công ty

hay đổi địa chỉ công ty có cần thay đổi con dấu tùy từng trường hợp. Mẫu thông báo thay đổi con dấu công ty chính là một trong những mẫu thay đổi đăng ký kinh doanh có dạng như sau:

TÊN DOANH NGHIỆP ——–	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————
Số: …………..	… …, ngày… … tháng… … năm … …

 

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ……………………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ……………………………………

Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (chỉ kê khai trong trường hợp thông báo về mẫu con dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện):

– Tên chi nhánh/văn phòng đại diện: ……………..

– Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện: ……………………………………………………………………

– Địa chỉ chi nhánh/văn phòng đại diện: ……………………………………………………………………

Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu như sau:

1. Mẫu con dấu:

Mẫu con dấu cũ 1	Mẫu con dấu mới	Ghi chú
(Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này)	(Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này)

1. Số lượng con dấu:

– Số lượng con dấu trước khi thay đổi (chỉ kê khai trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi số lượng con dấu): …………………………………………..

– Số lượng con dấu sau khi thay đổi: …………….

3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu mới (chỉ kê khai trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu con dấu): từ ngày …. tháng … năm ……………………………………………….

Doanh nghiệp xin thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu cho toàn thể nhân viên trong công ty được biết. Và chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

  

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

 

Trên đây là những vấn đề về Thay đổi địa chỉ công ty có cần thay đổi mẫu dấu. Chúng tôi rất sẵn lòng lắng nghe và giải quyết mọi khó khăn của quý khách liên quan đến Pháp luật về Doanh nghiệp.

Gọi ngay tới số Hotline: 0962.264.737 hoặc tới địa chỉ Công ty tại 176 Đường Láng – Thịnh Quang – Đống Đa – Hà Nội để được nhận sự hỗ trợ.