Lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng được thực hiện như thế nào?

Quy định và cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

Quy định về việc lưu trữ hồ sơ xây dựng

Căn cứ vào Thông tư của Bộ Nội vụ về việc bảo quản hồ sơ của các cơ quan tổ chức thì việc lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp xây dựng sẽ đảm bảo một số quy định về thời gian. Một số hồ sơ xây dựng có thời gian lưu trữ vĩnh viễn đó là hồ sơ văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của cơ quan, ngành; hồ sơ công trình xây dựng cơ bản,… Ngoài ra còn có những loại hồ sơ có thời gian lưu trữ ngắn hơn (10 năm, 15 năm,…). Khi các doanh nghiệp tìm hiểu về cách lưu trữ một cách phù hợp.

Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

a) Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ

Đối với việc lưu trữ hồ sơ xây dựng thì việc đầu tiên các doanh nghiệp cần thực hiện đó là xây dựng một quy trình lưu trữ bài bản. Quy trình này cần tạo dựng và xác định được các yếu tố như là phương pháp lưu trữ, cách thức để cập nhật, phân loại, bảo quản tài liệu. Thông báo, phổ biến cũng như hướng dẫn quy trình lưu trữ đến nhân viên hoặc người phụ trách để họ trực tiếp thực hiện. Cuối cùng là thường xuyên theo dõi, cập nhật để bổ sung, kiểm tra những thông tin liên quan đến hồ sơ xây dựng.

b) Phân loại hồ sơ xây dựng cần lưu trữ

Như đã nhắc đến ở trên thì có rất nhiều những loại giấy tờ hồ sơ mà các doanh nghiệp xây dựng cần lưu trữ. Trước khi thực hiện công việc này thì các doanh nghiệp cần phân loại một cách rõ ràng, cụ thể từng hồ sơ để cất giữ một cách khoa học.

Bạn có thể phân chia hồ sơ xây dựng theo nhiều yếu tố và tính chất đặc trưng của hồ sơ. Một số cơ sở để phân loại có thể kể đến như:

+ Phân loại hồ sơ theo dự án: chia giấy tờ theo chi tiết từng dự án có thể là theo khu vực, thời gian hay đối tác.

+ Phân loại hồ sơ theo chủ đề: giấy tờ cùng có chủ đề hay các đối tác hoạt động trong các lĩnh vực giống nhau, bạn có thể xếp chúng vào cùng một khu vực.

+ Phân loại hồ sơ theo thời gian: dựa vào thời gian dự án hay thời hạn cần lưu trữ để phân loại.

Sau khi đã sàng lọc và sắp xếp từng loại cụ thể thì bạn cần sắp xếp chúng vào những bìa đựng phù hợp. Ghi chú một cách rõ ràng ở bên ngoài tập hồ sơ để lúc tìm kiếm dễ dàng hơn. Sắp xếp hồ sơ vào những hộp hoặc thùng có nắp đậy hoặc để lên tủ, kệ một cách hợp lý.

Với những giấy tờ thường xuyên cần đến trong quá trình hoạt động thì bạn có thể để ở phí ngoài để dễ truy xuất. Còn đối với những giấy tở phải lưu trữ trong thời gian dài và ít khi sử dụng thì bạn nên bảo quản ở bên trong và xắp xếp chúng chung một chỗ.

c) Lựa chọn địa điểm và cách thức lưu trữ hồ sơ xây dựng

Địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng trong cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả. bạn có thể lựa chọn những văn phòng riêng biệt để lưu trữ và sử dụng những tủ hồ sơ với nhiều ngăn khác nhau. Khi sắp xếp bạn cũng cần lưu ý đến phương pháp sắp xếp sao cho khoa học và hiệu quả nhất. Trong trường hợp nếu bạn không đủ diện tích để cất giữ và lưu trữ thì bạn có thể sử dụng những công cụ khác như kệ treo tường, tủ nhỏ, kệ,… để tiết kiệm không gian.

Khi lưu trữ hồ sơ xây dựng, người thực hiện cũng cần tạo lập danh mục hồ sơ với những danh sách cụ thể để thuận lợi cho quá trình tìm kiếm sau này. Thực hiện sao lưu trên máy tính để tránh những trường hợp mất mát hồ sơ giấy tờ không đáng có.

Chúng tôi rất sẵn lòng lắng nghe và giải quyết mọi khó khăn của quý khách liên quan đến Pháp luật về Đất đai. 

📞📞📞 Gọi ngay tới số 🔥🔥hotline: 0962264737 hoặc tới địa chỉ Công ty tại 176 Đường Láng – Thịnh Quang – Đống Đa – Hà Nội để nhận được sự hỗ trợ.

DD0048